Start um 00:01 Uhr

Der entscheidende Klick: Klaus Hildebrandt, Leiter des Zentrums für Informationstechnik und Medien, startete die neuen auf Mitternacht Mitte Dezember getimten Campusmanagement-Module. Foto: WH/BL

Exakt vor einem Jahr startete das Modul für die Studienplatzbewerbung im neuen Campusmanagement-System (Trikon berichtete in Ausgabe 1/2019). Mitte Dezember, exakt am 15.12.2019 um 00:01 Uhr gingen die nächsten beiden Module in Betrieb: „Stu“ für das Studierendenorganisationssystem und „Stu-Geb“ für das Gebührenmanagement.

(BL) „Damit“, so Kanzler Dr. Heiko Geruschkat, „ist der nächste große Schritt für ein einheitliches Campusmanagement-System im Dezernat für den Studierendenservice geschafft.“ Stu verwaltet die Stammdaten der Studierenden und deren Studienverläufe, Stu-Geb die Semesterbeiträge sowie die Beiträge von Gast- und Zweithörern. Das Geld sieht das Dezernat für Studierendenservice dabei nur verwaltungsseitig an sich vorbeiziehen, denn bei der Hochschule bleibt nichts davon. Alle Beiträge gehen weiter an den allgemeinen Studierendenausschuss, das akademische Förderungswerk und an die Verkehrsbetriebe für das Semesterticket der Studierenden.

Die Wochen davor waren von emsiger Arbeit geprägt, denn die Datenmigration von dem bisherigen Verwaltungsprogramm auf das neue Campusmanagement-System machte nicht nur viel Arbeit, sondern führte im Tagesbetrieb auch dazu, dass zeitweise nur eine reduzierte Betreuung von Studierendenanfragen möglich war, da während der technischen Migration das System keine neuen Daten aufnehmen konnte. „Deswegen haben wir das in die erste Dezemberhälfte gelegt“, so Studierendensekretariatsleiter Harald Tüns, „da wir da erfahrungsgemäß die wenigsten Anfragen im Jahresverlauf haben.“ Außerdem mussten nach der technischen Migration die gewanderten Daten vorsichtshalber überprüft werden, damit keine Fehler ins neue System wanderten. Das waren allein für die letzten fünf Jahre rund 20.000 Personendatensätze zur Begutachtung und Nutzungsfreigabe. Auch nach der Inbetriebnahme der neuen Module ist die Arbeit am Campusmanagement-System noch nicht Alltagsgeschäft. Harald Tüns: „Wir werden gegebenenfalls noch bis zum Ende des Sommersemesters weitere Anpassungen vornehmen, um das System bestmöglich an die Alltagserfordernisse anzupassen.“

Während der aktuellen Rückmeldungsphase von Mitte Dezember bis Mitte Januar arbeiten die 13 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Studierendensekretariat außerdem doppelt: Morgens während der Öffnungszeiten wird bereits ins neue System geschrieben, nachmittags wird alles aus Datensicherungsgründen zusätzlich nochmal ins alte System übertragen. „Das übt den Umgang und macht mit dem neuen System vertraut,  lässt Schwachstellen im Arbeitsablauf finden, die wir dann noch bis zum Ende des Sommersemesters glatt schleifen können, ist aber durch die Dopplung im alten System sehr sicher“, so Harald Tüns. Die Feuerprobe bekommen Stu und Stu-Geb dann zum Start des Wintersemesters, wenn zusätzlich zu den Rückmeldern die Neu-Einschreiber kommen und damit dann alle theoretisch möglichen Fälle auch praktisch durchgespielt sind.

Parallel zum Stu und Stu-Geb laufen weitere Programm-Neuerungen in der Studierendenverwaltung: für die Online-Plattform zur Bewerbung der Master-Erstsemester und die für die Bewerbung von Bildungs-Ausländern.  Außerdem müssen Änderungen eingearbeitet werden, die sich aus der Novellierung des Hochschulzulassungsgesetzes ergeben haben. Das Wort Langeweile ist daher im Studierendenservice ein gänzlich unbekanntes. „Dieser digitalen Herausforderung stellen wir uns aber gerne,“ – so Harald Tüns als Teamleiter – „wenn wir so die Verwaltungseffizienz im Hintergrund steigern können und dadurch mehr Zeit gewinnen zur persönlichen Betreuung der Studierenden.“

Zur Komplettierung des Campusmanagement-Systems fehlen dann (nur) noch die Module für das Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagement (Modulname „Exa“). Die kommen dann als nächstes dran und sollen, so Klaus Hildebrandt, Leiter des Zentrums für Informationstechnik und Medien, in den nächsten zwölf Monaten freigeschaltet werden können. Dazu gehört dann auch noch ein Modul, das Statistiken anlegt, vor allem für die Dokumentation, wie sie von amtlichen Zählungen für die Ewigkeit festgehalten werden. Auch dieses hat einen eigenen Namen, heißt BI und steht für „Business Intelligence“.

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